تاریخچه‌ی بورد کانبان

کانبان چیست در این قسمت برایتان توضیح می‌دهیم تاریخچه‌ی kanban چیست. کانبان (به انگلیسی Signboard) به عنوان یک سیستم برنامه ریزی بصری متعلق به بخشی از سیستم تولید تویوتا (Toyota) روی کار آمد. چند دهه بعد در سال ۲۰۰۷ دیوید اندرسون (David Anderson) ایده متد کانبان را بیشتر توسعه داده و بوردهای کانبان را معرفی کرد. در واقع، همکار اندرسون، دارن دیویس (Darren Davis) بود که پیشنهاد بصری‌سازی گردش کار روی تخته سفید را ارائه کرد.

به این ترتیب، بورد کانبان به شکل شناخته‌شده‌ی امروزی روی کار آمد تا به یکی از مفیدترین ابزارهای مدیریت پروژه چابک برای کارهای دانش محور تبدیل شود. امروزه استفاده از آن توسط تیم‌های اجایل به قدری گسترده شده که از بوردهای کانبان تحت عنوان بوردهای کار چابک یاد می‌شود.

اصول سیستم کانبان چیست؟

هر سیستم کانبان معمولا از اصول زیر پیروی می‌کند:

کانبان چیست تصویرسازی گردش کار: اتکا به «تصویر» در سیستم کانبان، این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا نسبت به کار، دید وسیع‌تری داشته باشید، قبل از وقوع مشکلات آن‌ها را شناسایی کنید و همکاری با سایر اعضا را بهبود ببخشید. به این ترتیب می‌توانید چگونگی فرآیند گردش کار را به طور کامل درک کنید.

محدودیت کار در حال پیشرفت (WIP): این اصل مشخص کننده حداقل و حداکثر میزان کار برای هر ستون بر روی تخته کانبان است. با اعمال محدویت برای کار در حال پیشرفت می‌توانید سرعت و انعطاف کار را افزایش داده و نیاز به اولویت بندی وظایف را کاهش دهید.

مدیریت و بهبود جریان کار: توجه داشته باشید که روند جریان کار در تمام طول فعالیت سیستم کانبان باید در نظر گرفته شود و بهبود پیدا کند. اعضای تیم باید مشکلات کاری را ارزیابی کرده و تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنند.

شفاف سازی فرآیندها: برای اینکه قادر باشید در سیستم کانبان تغییر ایجاد کنید، فرآیندها باید کاملا صریح و شفاف باشند. همه اعضای تیم باید به طور کامل درک کنند که کارها چگونه انجام می‌شود و یا در تخته کانبان، «انجام شد»، دقیقا چه معنایی دارد. برای شفاف سازی این موضوعات، به طور مثال می‌توانید تخته کانبان را دوباره طراحی کنید تا مدل چرخش کار در آن به خوبی مشخص باشد.

بهبود مداوم و مستمر: همان طور که گفتیم، سیستم کانبان انعطاف پذیری بالایی دارد. زمانی که در سازمان خود این سیستم را پیاده سازی کردید، اعضای تیم می‌توانند مشکلات را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی را پیشنهاد دهند. در واقع با سیستم کانبان می‌توانید در فرآیندها تغییرات لازم را ایجاد کرده و آن‌ها را به طور مداوم و مستمر بهینه سازی کنید.

اجزای تشکیل دهنده‌ی بورد کانبان چیست؟

کانبان چیست پیش از این‌که کاربرد کانبان در برنامه ریزی تولید را بررسی کنیم، ابتدا بهتر است که بدانید اجزای تشکیل دهنده‌ی kanban چیست. بوردهای کانبان از کارت‌ها، ستون‌ها، خطوط جداکننده و محدودکننده حداکثر کارهای قابل انجام در هر مرحله تشکیل شده‌اند تا تیم‌ها بتوانند گردش کار خود را به طور مؤثری بصری‌‌سازی و مدیریت کنند. در ادامه جزئیات بیشتری در رابطه با اجزای اصلی بورد کانبان ارائه شده است.

کارت‌های کانبان: کارت‌های کانبان چیست برای نمایش بصری هر کار استفاده می‌شوند. هر کارت حاوی اطلاعاتی در مورد کار مربوطه مانند مهلت انجام کار، تعیین کننده‌ی آن، توضیحات لازم و غیره و همچنین وضعیت آن است؛

ستون‌های کانبان: هر ستون روی بورد نشان دهنده مرحله متفاوتی از گردش کار است. کارت‌ها تا زمان تکمیل کارهای مربوطه، مراحل گردش کار را طی می‌کنند؛

محدودسازی کارهای در حال پیشرفت: این قسمت حداکثر مقدار کارهایی را که باید انجام شوند، در مراحل مختلف گردش کار محدود می‌کنند. محدود کردن کارها این امکان را برای تیم فراهم می‌سازد تا با همکاری اعضا تنها روی کارهای فعلی خود تمرکز کنند و در نتیجه هر یک از کارها را سریع‌تر به پایان برسانند؛

خطوط جداکننده: این‌ها خطوط افقی هستند که برای جداسازی فعالیت‌ها، تیم‌ها، گروه‌های خدمات و موارد دیگر استفاده می‌شوند؛

نقطه الزام: این مورد نقطه‌ای را در فرایند گردش کار نشان می‌دهد که در آن یک کار آماده است تا وارد سیستم شده و در آن جریان یابد؛

نقطه تحویل: نقطه‌ای در گردش کار در نظر گرفته می‌شود که کارها در آن تمام شده است.

انواع بوردهای کانبان کدام‌اند؟

حال که دانستیم kanban چیست و با اجزای آن آشنا شدیم، در ادامه قصد داریم انواع آن را نیز بررسی کنیم. به طور کلی، دو نوع برد کانبان وجود دارد که عبارت‌اند از بوردهای فیزیکی و دیجیتالی.

بورد فیزیکی کانبان

کانبان چیست بوردهای فیزیکی کانبان ابتدایی‌ترین شکل این بوردها محسوب می‌شوند که تیم‌ها در آن از کاغذ یادداشت چسبی برای نمایش کارها و از وایت‌بورد برای چسباندن هر مورد کاری استفاده می‌کنند. مراحل کار در بورد فیزیکی کانبان به صورت ستون‌هایی نشان داده می‌شوند و کاغذ‌های یادداشت چسبی از یک مرحله به مرحله بعدی منتقل می‌شوند.

بورد دیجیتالی کانبان

کانبان چیست بورد دیجیتال کانبان یک راه حل نرم‌افزاری برای نمایش مراحل گردش کار است که نسبت به ابزارهای مشابه فیزیکی کارآمدی بیشتری دارد. این نوع بوردهای کانبان می‌توانند در عین تسهیل همکاری تیمی، امکان مشاهده پیشرفت کار را از هر جایی برای اعضای تیم فراهم کنند. برخی از بوردهای دیجیتال کانبان بسیار انعطاف‌پذیر هستند و به مدیران اجازه می‌دهند تا چندین گردش کار را ردیابی و کار خود را در دسته‌های مختلف سازماندهی کنند.