مراحل چرخه دمین

پس از بررسی این که چرخه دمینگ چیست باید با مراحل چرخه دمینگ نیز آشنا شوید. با چرخه دمینگ (PDCA) می‌توانید مشکلات را حل کنید و به صورت دقیق و روش‌مندی، راه‌حل‌ها را پیاده‌سازی کنید. بیایید به مراحل چرخه دمینگ نگاهی بیندازیم.

۱. برنامه‌ (Plan)

اول از همه در مراحل چرخه دمینگ، مشکل یا فرصت خود را شناسایی و درک کنید. شاید استاندارد محصول تمام‌شده‌ای به اندازه‌ی کافی بالا نباشد یا جنبه‌ای از فرایند بازاریابی شما نیازمند گرفتن نتایج بهتری باشد. اطلاعات موجود را به‌ طور کامل بررسی کنید. در مرحله اول چرخه بهبود مستمر ایده‌هایی را مطرح کنید، آن‌ها را مرور کنید و برنامه‌ی پیاده‌سازی دقیقی توسعه دهید.

مطمئن باشید که معیارهای موفقیت خود را بیان کرده‌اید و تا جایی که می‌توانید، آن‌ها را به‌ گونه‌ی قابل‌سنجشی انتخاب کنید. بعدا در مرحله‌ی بررسی چرخه PDCA به این موارد برمی‌گردید.

۲. عمل (Do)

زمانی که در مراحل چرخه دمینگ راه‌حل احتمالی را پیدا کردید، آن را با پروژه‌ی آزمایشی‌ای در مقیاس کوچک بسنجید. این کار به شما نشان می‌دهد که آیا تغییرات داده‌شده، کم‌ترین اختلال را در بقیه‌ی عملیات ایجاد می‌کنند و منجر به دست‌یابی به نتایج بهتر می‌شوند یا خیر. برای مثال، شما می‌توانید آزمایشی را در بخشی با حوزه‌ی مشخص جغرافیایی یا با جمعیت آماری به‌خصوصی سازمان‌دهی کنید.

هنگامی که پروژه‌ی آزمایشی خود را اجرا کردید، داده‌ها را جمع‌آوری کنید تا کارکرد درست تغییرات را مشاهده کنید. از این داده‌ها در ادامه مراحل چرخه دمینگ از آن استفاده خواهید کرد.

۳. بررسی (Check)

پس از آن در مرحله سوم چرخه دمینگ، نتایج پروژه‌ی آزمایشی خود را در مقایسه با انتظارات مرحله‌ی ۱ تحلیل کنید تا موفقیت ایده‌ی خود را ارزیابی کنید.

اگر این ایده موفقیت‌آمیز نبود، دوباره به مرحله‌ی ۱ چرخه PDCA بازگردید و در صورت موفقیت به مرحله‌ی ۴ از مراحل چرخه دمینگ بروید.

ممکن است تصمیم بگیرید که تغییرات بیش‌تری را امتحان کنید و مراحل «عمل» و «بررسی» را مدام تکرار کنید، اما اگر برنامه‌ی اصلی شما به طور قطع کار نمی‌کند، لازم است به مرحله‌ی ۱ از مراحل چرخه دمینگ بازگردید.

۴. اجرا (Act)

در این مرحله از مراحل چرخه دمینگ شما راه‌حل خود را پیاده‌سازی می‌کنید، اما به یاد داشته‌باشید که PDCA /PDSA یک چرخه است و فرایندی نیست که ابتدا و انتها داشته‌باشد. فرایند یا محصول بهبودیافته‌ی شما معیار جدیدی می‌شود؛ با این حال، شما چرخه PDCA را ادامه می‌دهید تا راه‌هایی را پیدا کنید که حتی آن را بیش‌تر بهبود دهد. حال که متوجه شدید چرخه دمینگ چیست و مراحل آن را نیز بررسی کردیم، در ادامه مطلب به کاربرد چرخه بهبود مستمر خواهیم پرداخت.

کاربرد چرخه PDCA

پس از آشنایی با این که چرخه دمینگ چیست و چه مراحلی دارد، نوبت با بررسی کاربرد چرخه بهبود مستمر است. چارچوب PDCA /PDSA در هر نوع سازمانی به ‌خوبی کار می‌کند. چرخه دمینگ می‌تواند برای بهبود هر فرایند یا محصولی استفاده‌ شود و این کار از طریق شکستن آن به گام‌های کوچک‌تر یا مراحل توسعه و بررسی روش‌های بهبود هریک صورت می‌گیرد. چرخه PDCA به‌خصوص برای پیاده‌سازی طرح‌های مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management) یا شش سیگما (Six Sigma) و برای بهبود کلی فرایندهای کسب‌وکار بسیار کمک‌کننده است.

البته استفاده از چرخه دمینگ بسیار آهسته‌تر از روش‌های اجرایی آماده «گانگ‌هو» (Gung Ho) است؛ بنابراین، چرخه PDCA ممکن است برای مدیریت مسائل ضروری رویکرد مناسبی نباشد. علاوه بر این، این روش مستلزم پذیرش چشم‌گیری از سمت اعضای تیم است و در صورتی که سازمان شما به نوآوری‌های بنیادین نیاز داشته‌باشد، این روش نمی‌تواند فرصت‌های زیادی را برای نوآوری ارائه دهد.

چرخه PDCA چگونه به بهبود فرایند ها منجر می شود؟

اگر چهار مرحله ی نام برده شده برای بهبود فرایندی انجام شد و در مقیاس کوچک تغییری ایجاد نگردید و اثر مثبتی مشاهده نشد، نباید آن را به فرایند های دیگر و یا همان فرایند در مقیاس بزرگ تعمیم داد. بنابراین می توان یک طرح دیگر انتخاب کرد و مراحل چهار گانه را برای آن طی کرد.

تنها زمانی باید این چرخه را در مقیاس بزرگ یا به فرایند های کاری بزرگ تر تعمیم داد که وقتی چهار مرحله را در مقیاس کوچک انجام می دهیم، نتیجه کاملا موفقیت آمیز باشد. بنابراین می توان بر اساس آموخته ها و آزمایش های انجام شده در چرخه، تغییرات مثبت در کسب و کار را عملیاتی کرد، بسط و گسترش داد و در مقیاس بزرگتر آن ها را به کار برد.

می توان گفت PDCA ساختاری برای برنامه ریزی استراتژیک کلی سازمان، تجریه و تحلیل نیازها، طراحی برنامه ها، تحویل و تعیین اهداف کوچک و بزرگ، ارزیابی کارکنان و ارائه خدمات بهتر به مشتری، خدمات پشتیبانی و … دارد.

فواید چرخه ی (PDCA) یا چرخه دمینگ

این چرخه به دلیل اینکه به صورت مستمر می تواند تمامی بخش های کوچک و بزرگ کسب و کار را به صورت دائمی مورد بررسی قرار دهد؛ روشی کارامد برای اجرایی کردن هر تغیر و ارزیابی فعالیت های سازمان است. همچنین به دلیل داشتن سیکل بهبود برای شروع یک پروژه نیز مناسب است. زیرا با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه ‌وتحلیل آن ها به ‌منظور بررسی و اولویت ‌بندی مشکلات و تعیین علل زیربنایی، به بهترین واکنش ممکن و رفع مشکلات منجر می شود.