شرح شغلی چیست؟

شرح شغلی آیا تاکنون به این موضوع فکر کرده‌اید که یک شرح شغلی خوب و استاندارد تا چه حد می‎تواند برای سازمان مفید باشد؟ اگر شما هم جزء آن دسته از مدیران یا کارکنانی هستید که گمان می‌کنید شرح شغل، صرفا یک تکه کاغذ بدون استفاده است و جای آن در بایگانی می‌باشد؛ کاملا در اشتباهید! واقعیت این است که هنوز یا استفاده کاربردی از این کاغذ را نیاموخته و یا با مزایای بی‎شمار آن آشنا نیستید.

جالب است بدانید، بسیاری از مدیران، به بهانه‌‏های گوناگون از تنظیم یک شرح شغل استاندارد، فرار کرده و این کار بسیار مهم را به تعویق می‌اندارند. این مدیران، به درستی نمی‎دانند که وجود یک نمونه شرح شغل، تا چه اندازه می‏تواند به ارتقاء سازمان و مدیریت بهینه امور کمک کند. اگر هر یک از کارکنان به وضوح بدانند که باید چه کاری انجام دهند و چه کارهایی در حیطه وظایف آنان قرار ندارد؛ به مراتب عملکرد بهتری دارند. از سوی دیگر، این امر موجب افزایش بهره‌‏وری آنان شده و اینگونه مدیران حتی از راه دور هم می‏توانند اداره امور را تحت نظر داشته باشند.

ما در این مقاله از تدریس24، قصد داریم درمورد مزایا و نحوه تنظیم شرح شغلی، به صورت کامل صحبت کنیم. از یاد نبرید که این موضوع از اهمیت فراوانی برخوردار است. چرا که شفافیت در تعیین وظایف، منجر به کاهش بار مدیریتی امور شده و سپس می‎توانید بر مسائل مهمی همچون توسعه و رشد سازمان خود تمرکز کنید.

شرح شغلی چیست؟

شرح شغلی (Job Description) که به اختصار به آن JD گفته می‎شود، یکی از کارآمدترین ابزار مدیریتی در مدیریت منابع انسانی می‌باشد. یک شرح شغلی استاندارد به طور کلی دارای جزئیات زیر می‏‌باشد:

توضیح کاملی از مسئولیت‌‏ها، وظایف و اختیارات یک موقعیت شغلی
شناسه شغل که شامل جزئیات ضروری شغل است.
میزان حقوق یا دستمزد
مدیر بالا دستی و سرپرست فرد
مزایای کار
معیارهای ارزیابی عملکرد کارمند
شرایط و موقعیت محیط کاری

یکی از مهم‏ترین کارکردها و دلایل ایجاد شرح شغل‌ها، این است که به متقاضیان استخدام و کارجویان کمک می‌کند تا پیش از ارسال رزومه و یا انجام مصاحبه، تصمیم بگیرند برای فرصت شغلی مورد نظر مناسب هستند یا نه؟ چه بسا فردی به یک پوزیشن شغلی علاقمند باشد اما این علاقه صرفا به خاطر تصورات او شکل گرفته باشد. از این رو، اطلاع یافتن از تمام جزئیات یک فرصت شغلی، باعث می‎شود فقط افرادی که شرایط کاری موجود در شرح شغل را دارا هستند

برای استخدام اقدام کرده و سایر متقاضیان، از آن صرف نظر نمایند. جالب است بدانید حدود ۵۲ درصد از کارجویان، وجود شرح شغلی را بر بسیار مهم دانسته و تأکید کرده‌اند که این موضوع تأثیر چشمگیری بر تصمیم‎شان داشته است.

اهمیت و کاربرد شرح شغل

برای شرح شغل کاربردهای بسیار متنوعی می‌توان نام برد از جمله تعیین سطح حقوق و رتبه شغلی، معیاری برای مدیریت عملکرد، سازماندهی عناوین و مشاغل موجود در سازمان و…

همانطور که مشخص است، تهیه شرح شغل پیش نیاز اکثر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. با استفاده از شرح شغل، تعریف شغل و الزامات آن مشخص می‌شود و در اولین قدم فرد متقاضی کار با توجه به شرایط احراز موجود در شرح شغل سنجش و انتخاب می‌شود.

اهداف و جزئیات شغل برای پرسنل شفاف و مکتوب شده و شرح وظایف منبع و ملاک نحوه عملکردشان قرار می‌گیرد و با استفاده از آن معیارها، عملکردشان ارزیابی و مدیریت می‌شود.

فاصله میان دانش و توانمندی های هر فرد و آیتم‌ های شرایط احراز شغل، ملاکی برای نیازسنجی آموزشی و طراحی دوره های آموزشی قرار می‌گیرد. مسیر پیشرفت شغلی تعیین می‌شود. ارتباطات درون سازمانی و مدیران بالادستی هر شغل مشخص می‌گردد و به همین ترتیب سایر امور مدیریت منابع انسانی به شرح شغل وابسته هستند.

نکته اصلی برای نوشتن شرح شغل، رعایت تعادل در ارائه جزئیات است تا هم برای خواننده قابل فهم و درک باشد و هم بیش از حد نیاز طولانی نباشد.

امروزه نمونه‌ها و قالب‌های فراوانی برای نوشتن شرح شغل در دسترس هستند اما باید بدانیم که شرح شغل‌ها باید به طور اختصاصی برای مشاغل هر سازمان طراحی شوند تا هم واقعی و کاربردی بوده و هم به عنوان مزیت رقابتی در مرحله استخدام باعث جذب افراد قوی به سازمان ما شود.

استاندارد شرح شغل

استاندارد شرح شغل، کار در سطح بالا را توصیف می کند و مشاغل سازمان را به مشاغل مشابه موجود در بازار متصل می کند. این استاندارد مجموعه ای از وظایف کلی است، بدون در نظر گرفتن کارمند خاصی یا وظایفی که وی دارد، نقش و تأثیر آن موقعیت کاری را بر سازمان بیان می کند. این استانداردها به صورت رایج و متداول در سراسر دنیا استفاده می شوند.

سنجمان با استفاده از استانداردهای جهانی اقدام به بومی سازی و رفع نواقص آن نموده است. به نحوی که به طور مطلوب قابل استفاده برای شرکت‌های ایرانی باشد.

شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل به خصوصیات، قابلیت‌ها، تجربیات و مهارت‌هایی که متصدی یک شغل باید برای انجام آن داشته باشد اشاره دارد. معمولأ شرایط احراز شغل در زمان تدوین شرح شغل نوشته می شود. فردی که می خواهد شغلی را احراز نماید باید از مهارت‌های فنی و انسانی، شرایط فیزیکی، تحصیلات، تجربه، و … برخوردار باشد.

در هنگام استخدام شرایط احراز شغل باید توسط کارشناسان و متخصصان منابع انسانی در فرد متقاضی سنجیده شود. تنظیم شرایط احراز شغل، نقش مهمی در فرآیند انتخاب افراد ایفا می کند چرا که می ت.ان افرادی را انتخاب و استخدام نمود که بیشترین شایستگی را برای تصدی آن شغل دارند. شرایط احراز شغل به طور کلی عبارتند از: