فرآیندها به چند دسته تقسیم می‌شوند؟

رویکرد فرایندی  فرآیندها معمولا به 3 گروه شامل فرآیندهای اصلی، فرآیندهای پشتیبانی و فرآیندهای مدیریتی تقسیم می‌شوند.

در مدل ارائه شده توسط APQC (مرکز بهره وری و کیفیت)، فرآیندها به صورت زیر تقسیم بندی شده‌اند:

فرآیندهای اصلی:

فلسفه وجودی واحد مربوطه را تشکیل می‌دهند. این فرآیندها با مشتری نهایی ارتباط مستقیم دارند. فرآیندهای اصلی شامل: توسعه چشم انداز و استراتژی، طراحی و مدیریت محصولات و خدمات، بازاریابی و فروش محصولات و خدمات، تحویل محصول و مدیریت خدمات مشتریان هستند.

فرآیندهای پشتیبانی:

این دسته از فرآیندها به طور غیر مستقیم و با تامین منابع مورد نیاز فرآیندهای اصلی در جهت تامین نیازها و انتظارات مشتریان نهایی عمل می‌کند. مواردی مانند: توسعه منابع انسانی و توسعه قابلیت‌ها کسب و کار از فرآیندهای پشتیبانی به شمار می‌روند.

فرآیندهای مدیریت:

این فرآیندها وظیفه هدایت و رهبری نیروی انسانی برای دستیابی به اهداف سازمانی را دنبال می‌کنند. مدیریت منابع انسانی، مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت منابع مالی، مدیریت دارایی‌ها، مدیریت ریسک، مدیریت ارتباط با ذینفعان خارجی از جمله فرآیندهای مدیریتی هستند.

فرآیندهای عملیاتی:

←رویکرد فرایندی توسعه چشم‌انداز و استراتژی

←طراحی و مدیریت محصولات و خدمات

←بازاریابی و فروش محصولات و خدمات

←تحویل محصول

←ارائه خدمات

←مدیریت خدمات مشتری

فرآیندهای مدیریتی و پشتیبانی:

←توسعه و مدیریت سرمایه انسانی

←مدیریت فناوری اطلاعات

←مدیریت منابع مالی

←ایجاد و مدیریت دارایی‌ها

←مدیریت ریسک سازمان

←مدیریت ارتباط با ذینفعان خارجی

←توسعه و مدیریت قابلیت‌های کسب‌وکار

رویکرد فرآیندی (PROCESS APPROACH) و رویکرد وظیفه‌ای:

←مفهوم رویکرد فرآیندی (فرآیند گرایی – فرآیند محوری) معمولاً در مقابل مفهوم وظیفه گرایی مطرح می‌شود،بر اساس رویکرد وظیفه‌ای (functional)، یک سازمان متشکل از بخش‌ها و دپارتمان‌های مختلف است و وظایف سازمانی در قالب این بخش‌ها سازمان‌دهی می‌شوند.

نگرش فرایندی چیست؟

رویکرد فرایندی  در این بخش به بررسی رویکرد فرایندی یا نگرش فرایند محور (Process based Approach) می‌پردازیم. رویکرد فرایندی به این معنی است که به جای نگاه به جایگاه افراد در پیکره سازمان، به این مساله توجه کنیم که در یک کسب و کار چه فعالیت‌هایی انجام می‌شود و برای هر فعالیت چه مسیر و فرآیندی را می‌توانیم تعریف کنیم.

فرآیندهای کسب و کار، مجموعه فعالیت‌هایی هستند که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند. این فعالیت‌ها دارای یک یا چند ورودی هستند و برای رسیدن به یک نتیجه مشخص در کسب و کار با یکدیگر تعامل می‌کنند. خروجی این فعالیت‌ها در نهایت برای مشتریان، ارزش ایجاد می‌کند.

مدیریت فرآیندها در نرم افزار BPMS راهبران، این امکان را فراهم می‌کند تا فرآیندهای خود سریع و دقیق، را در یک ساختار منسجم و یکپارچه پیاده کنید.

مزایای نگرش فرآیندی چیست؟

در بخش قبل اشاره مختصری به منافع و مزایای فرآیند گرایی داشتیم. در این بخش مزایای نگرش فرآیندی را به طور کامل معرفی می‌کنیم.

نگرش فرآیندی به ایجاد دیدگاه مشترک بین کارکنان سازمان کمک می‌کند.

به چشم انداز سازمان، هویت و معنا می‌بخشد.

به کارکنان برای شناخت جامع و دقیق وضعیت موجود سازمان کمک می‌کند.

فرآیند گرایی باعث می‌شود کارکنان به یک تحلیل جامع از وضعیت سازمان دست پیدا کنند.

وقتی تمام اجزا و قسمت‌های مختلف یک مساله شناخته شد، شناسایی عوامل موثر بر قسمت‌های مختلف به راحتی امکانپذیر خواهد بود. بنابراین، فرآیند گرایی، کارکنان را در انتخاب راه حل‌های مناسب و کلیدی یاری می‌کند.

این نگرش «فرهنگ خود سنجی» را در سازمان ایجاد می‌کند.

با شناخت کامل مشتریان، به ایجاد تعامل و ارتباط عمیق‌تر با آن‌ها کمک می‌کند.

با مشخص کردن اجزای مختلف فرآیندها، امکان سنجش جامع را ایجاد می‌کند.

نگرش افقی در سازمان ایجاد می‌کند.

تفاوت رویکرد فرایندی و وظیفه ای چیست؟

مفهوم رویکرد فرایند مدار یا فرآیند گرایی معمولا در مقابل رویکرد وظیفه گرایی مطرح می‌شود. اما پیش از بیان تفاوت این دو مفهوم، بهتر کمی راجع به تفاوت «وظیفه» و «فرآیند» صحبت کنیم.مایکل همر (Michael Hammer)، بنیان گذار مفهوم مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار (BPR) در این رابطه می‌گوید:

تفاوت میان «وظیفه» و «فرآیند» مانند تفاوت «جزء» با «کل» است. وظیفه همان فعالیتی است که یک فرد انجام می‌دهد. در حالی که فرآیند، گروهی از وظایف به هم پیوسته است که با هم برای مشتری ارزش خلق می‌کنند.

بر اساس رویکرد وظیفه گرایی، یک سازمان از بخش‌های مختلفی تشکیل شده و وظایف مختلف در قالب این بخش‌ها سازمان دهی می‌شوند. نتیجه این رویکرد، تشکیل یک سازمان سلسله مراتبی با بخش‌های مختلف و وظایف تفکیک شده است.

اما در رویکرد فرایندی، همان طور که قبلا اشاره کردیم، سازمان به عنوان مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته و در حال تعامل در نظر گرفته می‌‌شود که یک هدف یا نتیجه مشخص را دنبال می‌کند. به بیان دیگر، در رویکرد تعاملی بخش‌های مختلف سازمان کار خود را از سایر بخش‌ها مستقل نمی‌دانند و هر بخش سازمان برای فعالیت به خدمات و محصولات سایر بخش‌ها نیاز دارد

با دیدگاه فرآیند گرایی تمام فعالیت‌های سازمان بر روی کسب نتایج مورد نظر و محصول نهایی متمرکز می‌شود.باید بگوییم که رویکرد فرایندی با تقسیم وظایف و نقش‌های مختلف سازمانی تضادی ندارد. تفاوت آن‌ها در نوع نگرش و تمرکز بر محوریت فرآیند و وظیفه است.

رویکرد فرایندی چه تاثیری بر مدیریت فرآیندهای کسب و کار (bpm) دارد؟

رویکرد فرایندی اما رویکرد فرایندی چه تاثیری بر مدیریت فرآیندهای کسب و کار (bpm) دارد؟ به طور کلی وقتی نگرش حاکم بر کسب و کار ما، نگرش فرآیندگرایی باشد، می‌توانیم برای کنترل و اجرای صحیح و دقیق هر فرآیند، مکانیزم‌هایی را تعریف و پیاده سازی کنیم. همچنین می‌توانیم علاوه بر ارزیابی کارایی و اثر بخشی فرآیندها، برای بهبود فرآیندها (Process Improvement) نیز به طور کامل و دقیق برنامه ریزی کنیم.

نگرش فرآیندی باعث می‌شود مشاوران کسب و کار بتوانند نقاط ضعف، مشکلات و نواقص را به درستی تشخیص داده و برای حل کردن آن‌ها به موقع اقدام کنند. به این ترتیب مدیران نیز قادر هستند پروژه‌های تحول سازمانی را در قالبی کارآمدتر و مفیدتر پایه ریزی کنند. به عنوان مثال، سیستم اتوماسیون، زمانی حداکثر بهره وری را دارد که ابتدا فرآیندهای کسب و کارمان را بشناسیم، سپس به خودکارسازی آن‌ها بپردازیم.

بنابراین رویکرد سیستمی و فرآیند گرایی برای هر کسب و کار منافع و مزایای قابل توجهی دارد. این دیدگاه باعث می‌شود قادر باشیم موانع و چالش‌های کسب و کارمان را از زوایای مختلف بررسی کرده و راهکارهای موثرتری ارائه دهیم. در نهایت ارزش آفرینی و بهره وری سازمان به شکل قابل توجهی افزایش پیدا خواهد کرد.