دسته بندی زمان (Time Batching) چیست؟

دسته بندی زمان چرا این روزها همه ما دچار یک معضل مشترک به نام کمبود زمان هستیم؟ واقعا دلیل این همه کمبود وقت و تلنبار شدن کارهای عقب مانده روی هم، چیست؟ عده‏ای از افراد معتقدند که نداششتن مهارت مدیریت زمان، مهم‏ترین دلیل کمبود وقت است و دسته بندی زمان می‏تواند این مشکل را مرتفع کند. احتمالا می‎پرسید که دسته بندی زمان (Time Batching) چیست و چگونه بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟

پیش از توضیح این عبارت، بهتر است بدانید که همه ما به یک دلیل مشترک، دچار محدودیت وقت نمی‎شویم. بلکه دلایل متعددی همچون ناتوانی در نه گفتن، اهداف غیرواقعی، ضعف در اولویت بندی، عدم تصمیم‎گیری صحیح، کمال‌طلبی، نداشتن مهارت حل مسئله، اهمال‌کاری و یا عدم تفویض اختیارات از عمده‌ترین دلایل این موضوع هستند. از این رو، توصیه می‎کنیم ابتدا ریشه کمبود وقت را در زندگی خود تشخیص دهید و سپس، به مدیریت زمان فکر کنید.

ما در این مطلب از تدریس24، سعی کرده‌ایم به خوبی مبحث دسته بندی زمان و تأثیر آن بر افزایش بهره وری را توضیح دهیم. موضوعی که اگر با آن آشنا شوید و آن را با دقت در زندگی خود پیاده کنید؛ موجب صرفه جویی در وقت و رسیدن به اهدافتان خواهد شد. چنانچه به شناخت بیشتر مدیریت و دسته بندی زمان علاقمند هستید، تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.

دسته بندی زمان (Time Batching) چیست؟

مدیریت زمان، توسط شیوه‌های مختلف قابل انجام است. یکی از راه‌های آن نیز، دسته بندی است. در دسته بندی زمان، بایستی تمام کارهای شبیه به هم را در یک گروه قرار داده و برای آن، یک زمان مشخص یا ددلاین (Deadline) تعیین کنید. بهتر است بدانید که در دسته بندی زمان، هدف ما کاهش عوامل مزاحم در محیط کار، تحصیل، مطالعه و… است. چرا که همه ما روزانه با ده‌ها عامل مزاحم سر و کار داریم. این عوامل علاوه بر حواس پرتی، موجب کاهش تمرکز، کاهش بهره‌وری و از بین رفتن توجه می‎شوند.

این شیوه، این امکان را به شما می‌دهد که کارهای خود را لیست کرده و برای انجام هر گروه از کارهای مشترک، زمان و تمرکز کافی داشته باشید. تصور کنید در محیط کار خود و با انبوهی از کارهای عقب مانده، پشت میزتان نشسته‌اید. وسوسه سر زدن به اینستاگرام چنان بر شما غلبه کرده که ناخودآگاه موبایل خود را برداشته، اینترنت را فعال کرده و وارد این پلتتفرم می‏شوید. سرتان را بالا می‌آورید، حدود ۲۰ دقیقه است که بیهوده در حال چرخیدن در اینستاگرامید.

در همین حین، همکارتان برای شما چای می‌آورد و سر صحبت را باز می‏کند. به خود می‏آیید و می‏بینید که نیم ساعت تمام با او در حال خوش و بش کردن هستید. طولی نمی‎کشد که یاد اقساط عقب مانده خود می‎افتید و چند دقیقه به فکر فرو می‎روید. در واقع اینستاگرام، همکاری که در حال گپ زدن در ساعت کاری است و افکار متفرقه، همان عوامل مزاحمی هستند که ساعت‏ها شما را از کار اصلی‎تان دور کرده‏اند.

حال تصور کنید که کارهای عقب مانده‌تان شامل موارد زیر است:

ارسال ۵ ایمیل به ۵ مشتری
ارسال ایمیل به مدیر
تهیه گزارش کار هفتگی
تماس با واحد فروش شرکت و پیگیری امور مشتریان
نوشتن نکات مهم برای ارائه در جلسه فردا
ترجمه مقاله مرتبط با پروژه

اگر طبق روال همیشگی بخواهید کارهای بالا را انجام دهید، احتمالا ۳ ایمیل ارسال می‌کنید، سپس یک تماس می‌گیرید و پس از ترجمه یک خط از مقاله، دچار خستگی شده و ادامه نمی‌دهید. جالب است بدانید که حفظ تمرکز روی چندین کار غیر مشابه، کار بسیار دشواری است و این در حالی است که عوامل مزاحم نیز باعث کند شدن روند انجام وظایف‎تان می‎شوند.

چاره چیست؟ اینکه کارهای مشابه خود را در یک دسته قرار دهید و برای انجام آن زمان تعیین کنید. مثلا نوشتن و ارسال ایمیل‌ها (چه برای مدیر چه برای مشتری) یک کار مشابه هستند و در ۳۰ دقیقه باید انجام شوند. تماس‏های تلفنی در یک گروه دیگر قرار گرفته و به همین ترتیب، لیستی از کارهای همسان را برای تمام وظایف روزانه خود تهیه کنید. به یاد داشته باشید که حتما پس از انجام کارهای یک گروه، سراغ گروه بعد بروید و هر گروه را براساس شرایط خود زمان‎بندی کنید.

علت کارآمد بودن دسته بندی زمان چیست؟

بیش‌تر افراد استفاده از این روش را تأیید می‌کنند، زیرا چندوظیفگی یا مولتی‌تسکینگ (multi-tasking) را کاهش می‌دهد. چند‌وظیفگی یا انجام بیش از ۱ کار به طور هم‌زمان، بهره‌وری را کاهش می‌دهد. فقط من این را نمی‌گویم، علم نیز بیانگر همین موضوع است.

مطالعات مختلف در‌مورد ارتباط چند‌وظیفگی و تجارت این‌گونه بیان کرده‌اند:

چند‌وظیفگی می‌تواند به کاهش ۴۰درصدی بهره‌وری منجر شود؛

افرادی که در کاری دچار وقفه می‌شوند و باید مجدد توجه خود را به کار معطوف کنند، ۵۰٪ بیش‌تر به زمان برای انجام کار نیاز دارند؛

چند‌وظیفگی هنگام انجام یک کار، میزان خطا را ۵۰٪ افزایش می‌دهد.

ساختاردهی و مرزبندی برای زمان و کارها، به شما کمک می‌کند به‌آسانی وظایف خود را یکی پس از دیگری انجام دهید.

چه کسانی می‌توانند از شیوه‌ی دسته بندی زمان استفاده کنند؟

زیبایی این روش در این است که همه می‌توانند از آن استفاده کنند، فارغ از شغل، صنعت یا نقشی که در زندگی دارند. هرکسی که می‌خواهد روز بسیار پرباری داشته‌باشد و در پایان روز احساس رضایت کند، باید پیروی از این روش را در اولویت قرار دهد.

می‌توانید از این شیوه برای دسته بندی زمان کارهای مختلفی استفاده کنید، اما آن‌ها اغلب به ۲ دسته‌ی «سطحی» و «عمقی» تقسیم می‌شوند. کار سطحی فعالیتی سریع و آسان است و به انرژی زیادی احتیاج ندارد. کار عمقی پروژه‌ای طولانی است که به زمان و انرژی بیش‌تری نیاز دارد.

هنگام دسته‌بندی کارها، گروه مشابهی از کارهای سطحی را پیدا کنید و همه‌ی آن‌ها را در یک بازه قرار دهید تا به‌یک‌باره انجام شوند. از طرف دیگر، می‌توانید زمان مشخصی را به انجام یک کار عمقی اختصاص دهید. در هر صورت، به نقطه‌ای دست پیدا خواهید کرد که بتوانید از وقت خود به‌خوبی استفاده کنید.

اگر چنین نشانه‌هایی را مشاهده کردید، باید از دسته بندی زمان استفاده کنید: