نرم افزار Excel چیست؟

excelنام یکی از نرم‌افزارهای مجموعۀ آفیس است و بنام یک نرم‌افزار «صفحه گسترده» (یا Spreadsheet) شناخته می‌شود و از معروف‌ ترین و کاربردی ‌ترین نرم‌افزار محاسبات که شرکت مایکروسافت در اختیار کاربران خود قرار داده است. در هر سازمان و شرکت مالی و حسابداری که داخل شوید صفحه‌های پر از سلول نرم‌افزار اکسل را مشاهده خواهید کرد که بر روی سیستم آن‌ها در حال کار است.

این نرم‌افزار با امکانات فراوان در زمینه طبقه‌بندی داده‌ها و اطلاعات، فرمول‌بندی، نمایش آن‌ها به شکل نمودار و … قابلیت دارد. البته این قابلیت ‌ها از سطح ساده تا پیچیده بوده و برای استفاده بهینه از تمام امکانات آن نیازمند آموزش اکسل و افزایش تسلط و توانایی خودخواهید بود.

این نرم‌افزار محاسباتی برای مقاصد خاص و افراد متفاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد و البته باید ذکر کرد که معایب و مزایای خاص خود را داشته و با ترکیب تمام این نقص‌ها و نقاط قوت توانسته جایگاه خوبی در بین کاربران، به ‌ویژه تحلیلگران و حسابداران باز کند.

اطلاعاتی که در اکسل می‌توانید ذخیره کنید هر نوع اطلاعاتی است که بتوان آن را به شکل جدول تغییر داد و ذخیره‌سازی نمود. در ادامه به چند نوع اطلاعات که می‌توانید به شکل جدولی ذخیره کنید توجه کنید:

فهرست مشتریان به همراه تاریخ خرید و مبلغ خریدشان
فهرست مبالغ درآمد ماهیانه خانواده از محل‌های مختلف و تاریخ دریافت آن‌ها
فهرست هزینه‌های انجام شده در طول ماه به همراه تاریخ و دسته‌بندی آن‌ها
فهرست دانش‌آموزان کلاس به همراه اطلاعات شخصی هر یک و شماره تلفن‌های آن‌ها
فهرست تاریخ تولد اعضای خانواده و دوستان به همراه ستونی از علاقمندی‌های آنان

اطلاعاتی که می‌تواند در یک برگه اکسل ذخیره شود بسیار متنوع و بسته به خلاقیت شما می‌تواند بسیار گسترده باشد.

صفحه گسترده چیست؟

صفحه گسترده یک روش برای ساماندهی داده ها در سطر و ستون هست که بوسیله آن می توان راحت تر داده ها را بررسی و اصلاح کرد. در واقع صفحه گسترده به معنی تکرار شدن و کنار هم قرار گرفتن تعداد زیادی سلول با توانایی های یکسان برای ایجاد ساختاری اطلاعاتی و محاسباتی است. اکسل هم یک نرم افزار صفحه گسترده هست.

صفحه اکسل از تقاطع سطرها (که به صورت افقی و با برچسب ۱، ۲ و ۳٫٫٫ مشخص می شود) و ستون ها (که به صورت عمودی و با برچسب A، B و C… مشخص می شود) تشکیل شده است. در تقاطع هر سطر و ستون، یک سلول وجود داره که کاربر اطلاعات (متن یا عدد) رو در این سل ها وارد می کند. آدرس هر سل ترکیبی از حرف ستون و شماره ردیف مربوطه هست.

نرم افزار اکسل از نسخه ۲۰۰۷ تغییرات زیادی داشته که یکی از این تغییرات عمده، افزایش تعداد سطرها و ستون ها بوده است. تقاطع این تعداد سطر و ستون، میلیون ها سلول ایجاد می کند که میتوانند از طریق فرمول ها با هم مرتبط باشند و مسائل مختلفی با منطق ریاضی رو در سطوح مختلف ساده و پیشرفته حل کنند. شما می تونید اطلاعاتی رو از خارج از اکسل به صفحه اکسل وارد کنید و روی اون داده ها کار کنید و گزارش های متنوعی در بیارید. این اطلاعات می تونه از یک صفحه وب، از فایل متنی، اکسس و …. باشه.

از Excel چه استفاده ای می شود؟

خب همه اینها که گفتیم خوب بود و متوجه شدیم اکسل چیست ، اما با اکسل چه کارهایی میشه کرد؟ تقریبا همه کار!

صفحه گسترده ها ابزارهای فوق العاده قوی هستند که در دنیای کار و تجارت، مرتبا برای ثبت داده، کار با آن و تهیه گزارش های مختلف مورد استفاده قرار میگیرن. فرمت جدولی اکسل، انجام محاسبات پیچیده و ردیابی داده ها و بصورت کلی کار با داده ها رو ممکن میکنه. توابع و فرمول های اکسل به افراد این اجازه رو میده که داده ها رو تحلیل کنند و گزارش های متنوعی ایجاد کنن که بتونن جواب مدیران خودشون رو بدن.

در اینجا چند راه استفاده از اکسل در کسب و کار رو با هم مرور میکنیم. دقت کنید که اینها فقط چند مثال هستن پس خودتون رو محدود به این موارد نکنید. اکسل خیلی خیلی انعطاف پذیره. پس امکاناتش پایان ناپذیره:

تهیه فرم های مختف و متنوع با گرافیک عالی.
استفاده از تکینک ها و روش های آماری متنوع برای پیش بینی مثلا پیش بینی فروش ۳ سال آینده بر اساس داده های گذشته.
انجام محاسبات شخصی و روزانه مثل محاسبه ماهیانه شارژ دفتر، شرکت، ساختمان مسکونی و ….
ایجاد نرم افزارهای متنوع گزارشگیری (در هر زمینه کاری) جهت استفاده دیگران
ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش های بسیار جذاب، متنوع، تحلیلی و مقایسه ای مثل:
ردیابی فروش به تفکیک مشتریان بصورت ماهانه.
تحت نظر داشتن مشتریان جهت پرداخت به موقع و حصول اطمینان از اینکه کسی پرداختش با تاخیر نیست.
تحت نظر داشتن و توجه به هزینه ها و تخصیص آنها به افراد خاص.
گزارش وضعیت پیشرفت پروژه و منابع و …
ایجاد نمودارها و گراف بر اساس داده ها برای نمایش دادن وضعیت عملکرد در گذر زمان

مزایا و معایب نرم‌افزار Excel

در صورت مجهز بودن به دانش VBA یا Visual Basic Applications توانایی برنامه‌نویسی بر روی نرم‌افزار اکسل را خواهید داشت. این نرم‌افزار توسط مایکروسافت ارائه‌شده و به همین دلیل قابلیت استفاده در تمام برنامه‌های این شرکت را دارد.
امکان تحلیل پیشرفته داده‌های علمی، ایجاد فرم‌های اتوماتیک، برنامه‌ریزی‌های حرفه‌ای و پیش‌بینی‌های خاص توسط این نرم‌افزار قابل انجام خواهد بود.
از طریق اکسل به‌راحتی می‌توانید بین نرم‌افزارهای آفیس همچون نرم افزار powerpoint ، Word، و… ارتباط برقرار کنید. همچنین ازآنجایی ‌که در اکسل امکانات مختلفی ازجمله نمودارها و تحلیل‌های آماری و … موجود است به‌راحتی می‌توانید بین داده‌ها ارتباط برقرار کرده و حتی آن‌ها را پیش‌بینی کنید. در صورتی هم که آموزش کار با اوت لوک را بدانید می توانید از اکسل برای تکمیل داده های اطلاعاتی خود استفاده نمایید.
در نرم‌افزار اکسل شما توانایی فرمول نویسی داشته و این‌یکی از امکانات موردعلاقه سازمان‌ها و شرکت‌ها به‌ویژه در زمینه حسابداری و مالی به شمار می‌رود.
باقابلیت ماکرو نویسی نیازی نیست که یک عملیات مشابه را بر روی تعداد زیادی فایل به‌نوبت انجام دهید. این ویژگی به شما کمک می‌کند در زمان خود نیز صرفه‌جویی کنید.
افراد مختلف با حداقل شناخت از این نرم‌افزار می‌توانند به‌راحتی از آن استفاده کرده و تا حد نیاز خود از آن بهره ببرند.
در استفاده و تحلیل‌های پیچیده لازم است که تسلط کامل به این نرم‌افزار داشته باشید.
از مزایای اکسل نیز باید به این نکته اشاره‌کنیم که امکان یافتن خطا در فرمول نویسی های زیاد و طولانی بسیار پایین خواهد بود.
اکسل امنیت خیلی بالایی ندارد و این‌یکی از ایراداتی (Bug) است که این نرم‌افزار با آن مواجه است. همچنین احتمال بالایی وجود دارد که اطلاعات شما از دست برود و مجبور باشید که دوباره همه‌چیز را از ابتدا شروع کنید. برای جلوگیری از چنین شرایطی گرفتن فایل پشتیبان(Backup) از داده‌ها راه مطمئنی خواهد بود.
در صورت استفاده از فایل اکسل بر روی سایر سیستم‌عامل‌ها به تمام ابزار و امکانات آن دسترسی ندارید. همچنین فایل اکسل برای کاربرد بر روی گوشی‌های همراه آن‌چنان مناسب‌سازی نشده است.

نرم‌افزار اکسل همچون سایر نرم‌افزارها نقاط قوت و ضعف بسیاری دارد که با تمام این‌ها همچنان برنامه‌ای محبوب و کاربردی محسوب می‌شود. البته متخصصان شرکت مایکروسافت در تلاش هستند که ایرادات آن را به حداقل برسانند و همچنان اکسل را با امکانات فوق‌العاده در رأس قرار بدهند.

کاربرد Excel در امور مالی و حسابداری

اگر شما نیز سری به بخش های مالی و حسابداری یک شرکت بزنید متوجه خواهید شد که صفحه نمایش رایانه ها با صفحات گسترده اکسل پر شده است که در آن اطلاعات مالی، بودجه ها، پیش بینی ها و برنامه های استفاده شده برای تصمیمات بزرگ تجاری وجود دارد.این بخش از کسب وکارها بیشتر از سایر بخش ها بر روی صفحات گسترده اکسل متکی هستند و از مزایای آن بهره مند می شوند.فرمول های پیشرفته در اکسل می تواند فرایندهای دستی که تکمیل آن ساعت ها زمان نیاز دارد را در عرض چند دقیقه انجام دهد.خوبی انجام دهد.اما به خاطر داشته باشید که این نرم افزار توابع بسیار پیشرفته ای دارد.نسخه‌های ویندوزی نرم‌افزار Excel از برنامه‌نویسی با استفاده از VBA (نام کامل:Visual Basic for Applications) که نوعی از زبان برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک است، پشتیبانی می‌کند.برنامه‌نویسی با استفاده از VBA اجازه می‌دهد تا عملیاتی را که با استفاده از خصوصیات اصلی اکسل نمی‌شود آن را انجام داد، انجام پذیر گردد.

ذخیره‌سازی اطلاعات در Excel چه فایده‌ای دارد ؟

ساده‌ترین کاربرد ذخیره‌سازی اطلاعات در نرم‌افزار صفحه گسترده، قابلیت نظم دادن به اطلاعات است. نوشتن و ذخیره کردن اطلاعات در قالب متنی ساده، در بسیاری موارد ممکن است باعث مشکل شدن دسترسی به آن‌ها و ایجاد بی نظمی شود.مزیت اصلی و مهم‌تر اکسل، قابلیت طبقه‌بندی، تغییر شکل و تغییر فرمت و تهیه‌ی گزارش‌های گوناگون از اطلاعاتی است که برگه‌های گوناگون ذخیره کرده‌اید.

برای مثال ممکن است یک فایل اکسل داشته باشید که در دو برگه مجزا، درآمدها و هزینه‌های خود را ثبت کرده باشید. اکسل این قابلیت را به شما می‌دهد که اطلاعات موجود در دوبرگه را که از جنس مالی هستند، روی یک نمودار بیاورید و مشاهده کنید در طول ماه روند درآمد و هزینه‌های شما به چه صورت بوده است. همچنین می‌توانید با استفاده از قابلیت فرمت‌بندی سفارشی، ردیف‌هایی که دارای شرطی خاص هستند را به رنگی متفاوت نمایش دهید. برای مثال در فهرست نمرات دانش‌آموزان، نمرات بالای ۱۸ به رنگ سبز و نمرات کمتر از ۱۲ به رنگ قرمز نمایش داده شوند.

کاربردهای دیگر Excel

در ادامه برخی کاربردهای دیگر اکسل در رشته‌های مختلف را مشاهده می‌کنید:

ثبت خریدها و فروش‌های مشتریان هر یک در برگه‌ای جداگانه از اکسل
ثبت چک‌های دریافتی از مشتریان به همراه تاریخ و مبلغ
ساخت ماشین حساب‌های اختصاصی – برای مثال محاسبه نرخ طلا و سکه بر اساس چندین عامل مختلف
ثبت وقایع رخ داده در پروژه به همراه تاریخ رخداد و تهیه‌ی نمودار وقایع به صورت تصویری
استفاده در کنترل کیفیت محصولات و تهیه‌ی گزارش تصویری روی نمودار از تغییرات کیفیت محصول در طول زمان
ثبت دارایی‌ها و انجام محاسبات استهلاک دارایی‌ها در حسابداری
استفاده برای تهیه‌ی گزارش‌های آماری از داده‌های خام
تهیه‌ی لیست حقوق کارکنان بر اساس فعالیت‌های ثبت شده در برگه‌های مجزا به صورت خودکار
تنظیم صورت مغایرت بانکی در حسابداری

نتیجه گیری

نرم افزار اکسل کاربردهای بسیاری دارد که البته تنها به این موارد خلاصه نمی شوند. از دیگر کاربردهای متنوع اکسل می توان به مواردی همچون ایجاد داده های اشتراکی برای کارهای تیمی، داده های دردسترس مانند موارد مرتبط با CRM ، یا موارد تفریحی مانند ایجاد بازی های ساده ای همچون سودوکو و دوز استفاده کرد. این نرم افزار بسیار پرکاربرد است و می تواند برای شما و سازمانتان بسیار مفید واقع شود.