اکسل چیست؟

اکسل چیست اِکسِل (Excel)، نام یکی از نرم‌افزارهای مجموعۀ آفیس است و بنام یک نرم‌افزار «صفحه گسترده» (یا Spreadsheet) شناخته می‌شود و از معروف‌ ترین و کاربردی ‌ترین نرم‌افزار محاسبات که شرکت مایکروسافت در اختیار کاربران خود قرار داده است. در هر سازمان و شرکت مالی و حسابداری که داخل شوید صفحه‌های پر از سلول نرم‌افزار اکسل را مشاهده خواهید کرد که بر روی سیستم آن‌ها در حال کار است.
این نرم‌افزار با امکانات فراوان در زمینه طبقه‌بندی داده‌ها و اطلاعات، فرمول‌بندی، نمایش آن‌ها به شکل نمودار و … قابلیت دارد. البته این قابلیت ‌ها از سطح ساده تا پیچیده بوده و برای استفاده بهینه از تمام امکانات آن نیازمند آموزش اکسل و افزایش تسلط و توانایی خودخواهید بود.
این نرم‌افزار محاسباتی برای مقاصد خاص و افراد متفاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد و البته باید ذکر کرد که معایب و مزایای خاص خود را داشته و با ترکیب تمام این نقص‌ها و نقاط قوت توانسته جایگاه خوبی در بین کاربران، به ‌ویژه تحلیلگران و حسابداران باز کند.
اطلاعاتی که در اکسل می‌توانید ذخیره کنید هر نوع اطلاعاتی است که بتوان آن را به شکل جدول تغییر داد و ذخیره‌سازی نمود. در ادامه به چند نوع اطلاعات که می‌توانید به شکل جدولی ذخیره کنید توجه کنید:
• فهرست مشتریان به همراه تاریخ خرید و مبلغ خریدشان
• فهرست مبالغ درآمد ماهیانه خانواده از محل‌های مختلف و تاریخ دریافت آن‌ها
• فهرست هزینه‌های انجام شده در طول ماه به همراه تاریخ و دسته‌بندی آن‌ها
• فهرست دانش‌آموزان کلاس به همراه اطلاعات شخصی هر یک و شماره تلفن‌های آن‌ها
• فهرست تاریخ تولد اعضای خانواده و دوستان به همراه ستونی از علاقمندی‌های آنان
اطلاعاتی که می‌تواند در یک برگه اکسل ذخیره شود بسیار متنوع و بسته به خلاقیت شما می‌تواند بسیار گسترده باشد.

از اکسل چه استفاده ای می شود؟

خب همه اینها که گفتیم خوب بود و متوجه شدیم اکسل چیست ، اما با اکسل چه کارهایی میشه کرد؟ تقریبا همه کار!

صفحه گسترده ها ابزارهای فوق العاده قوی هستند که در دنیای کار و تجارت، مرتبا برای ثبت داده، کار با آن و تهیه گزارش های مختلف مورد استفاده قرار میگیرن. فرمت جدولی اکسل، انجام محاسبات پیچیده و ردیابی داده ها و بصورت کلی کار با داده ها رو ممکن میکنه. توابع و فرمول های اکسل به افراد این اجازه رو میده که داده ها رو تحلیل کنند و گزارش های متنوعی ایجاد کنن که بتونن جواب مدیران خودشون رو بدن.

در اینجا چند راه استفاده از اکسل در کسب و کار رو با هم مرور میکنیم. دقت کنید که اینها فقط چند مثال هستن پس خودتون رو محدود به این موارد نکنید. اکسل خیلی خیلی انعطاف پذیره. پس امکاناتش پایان ناپذیره:

تهیه فرم های مختف و متنوع با گرافیک عالی.
استفاده از تکینک ها و روش های آماری متنوع برای پیش بینی مثلا پیش بینی فروش ۳ سال آینده بر اساس داده های گذشته.
انجام محاسبات شخصی و روزانه مثل محاسبه ماهیانه شارژ دفتر، شرکت، ساختمان مسکونی و ….
ایجاد نرم افزارهای متنوع گزارشگیری (در هر زمینه کاری) جهت استفاده دیگران
ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش های بسیار جذاب، متنوع، تحلیلی و مقایسه ای مثل:
ردیابی فروش به تفکیک مشتریان بصورت ماهانه.
تحت نظر داشتن مشتریان جهت پرداخت به موقع و حصول اطمینان از اینکه کسی پرداختش با تاخیر نیست.
تحت نظر داشتن و توجه به هزینه ها و تخصیص آنها به افراد خاص.
گزارش وضعیت پیشرفت پروژه و منابع و …
ایجاد نمودارها و گراف بر اساس داده ها برای نمایش دادن وضعیت عملکرد در گذر زمان

چه افرادی می توانند از اکسل استفاده کنند؟

اکسل یکی از عمومی ترین و در عین حال تخصصی ترین نرم افزارها به شمار می رود. این یعنی اینکه اکسل توانایی ساده ترین کارها تا تخصصی ترین کارها را دارد. از ثبت و ویرایش داده های روزانه و محاسبات ساده گرفته تا شبیه سازی فرآیندهای پیچیده گردش اطلاعات، سیستم های نگهداری و تعمیرات، کنترل موجودی، انبارداری و … در اکسل به بهترین نحو قابل انجام است. کمتر شغلی هست که حتی خیلی کم از اکسل استفاده نکرده باشد.

با تسلط به اکسل میشه ساده ترین تا پیچیده ترین کارها رو با سرعت و دقت عالی انجام داد. پس دانش آموزان، دانشجویان (رشته های مختلف)، مدیران اجرایی مالی و …، مهندسین صنایع، عمران، برق، مکانیک و …، حسابدارن، دفترداران، انبارداران، فروشنده ها، مشاغل خدماتی و صدها عنوان مختلف، همگی میتوانند از کاربران اکسل باشند.

به شما پیشنهاد می شود مقاله اکسس را هم بخوانید برای خواندن مقاله اکسس اینجا کلیک کنید.

قابلیت‌های برنامه‌نویسی در اکسل

استفاده از اکسل به دانش برنامه‌نویسی نیاز ندارد ولی اگر بتوانید دانش برنامه‌نویسی لازم را کسب کنید، پردازش اطلاعات و تهیه‌ی گزارش‌ها و خروجی‌های بسیار پیشرفته برای شما فراهم می‌شود. برای مثال می‌توانید یک برگه اکسل درست کنید که در ردیف‌های آن چک‌های دریافتی از مشتری را به همراه تاریخ سررسید آن درج کنید. سپس با زدن یک دکمه، راس چک‌ها را محاسبه کنید و در یک سلول دیگر نمایش دهید

مزایا و معایب نرم‌افزار اکسل چیست ؟

بیشتر کسانی که در جهان با داده‌ها سروکار دارند، اکسل را به عنوان ابزار تحلیل خود انتخاب کرده‌اند. شاید علت فراوانی کاربران اکسل مواردی مانند زیر باشد.

سهولت یادگیری
سابقه زیاد در این حوزه و درک نیازهای کاربران
محیط ساده و کاربر پسند
وجود راهنما (Wizard) برای اجرای عملیات پیچیده
جدول بزرگ با تعداد سلول‌های زیاد
سایت‌ها راهنما و انجمن‌های کاربران فعال

در مقابل بعضی از مشکلات نیز از نسخه‌های پیشین اکسل به نسخه‌های جدید منتقل شده است که هنوز شرکت مایکروسافت برای آن راه‌کاری ارائه نداده است. برای مثال می‌توان به مواردی مانند زیر اشاره داشت.

پیچیده بودن بعضی از توابع و پارامترهای آن
تغییر در ساختار توابع قبلی و ایجاد توابع جدید. به این ترتیب انبوهی از توابع تکراری ایجاد می‌شود که به منظور سازگاری با نسخه‌های قدیمی لازم به نظر می‌رسند.
کُندی و سرعت کم هنگام کار با داده‌های حجیم که متناقض با فضای کاری اکسل با ابعاد جدول بزرگ است.
عدم به کارگیری بعضی از قابلیت‌های مرسوم در صفحه گسترده‌های دیگر در اکسل. برای مثال انتخاب قطری یا پر کردن سلول‌های مجاور به صورت قطری در بعضی از کاربرگ‌های الکترونیکی دیگر مرسوم است که هنوز در اکسل وجود ندارد.
مشکل در ثبت تاریخ‌های قدیمی و کامل نبودن محدوده تاریخ میلادی.
مشکل در ثبت تاریخ‌ها براساس گاه‌شمارهای کشورهای دیگر (تقویم شمسی یا تقویم قمری) در نسخه ۲۰۱۹ برای تاریخ شمسی به نحوی اصلاح صورت گرفته است.
مشکل در ثبت تاریخ‌های کبیسه در توابع مربوطه.
مشکل در محاسبات اعشاری و دقت نمایش اعداد.