وظایف اتوماسیون اداری چیست؟

به طور کلی اتوماسیون اداری 3 وظیفه مهم بر عهد دارد، که عبارتند از: ذخیره اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها

1. 1. ذخیره اطلاعات

اولین بخش کاری سیستم اتوماسیون اداری، ذخیره اطلاعات است. ذخیره اطلاعات مربوط به مواردی مانند ثبت فرم‌ها و مستندات اداری است. کاربرد داده‌ها نیز شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر و یا داده‌های صفحه گسترده است. بسته‌های نرم افزاری پردازش متن، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند. نرم افزارهای صفحه گسترده، کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

2. 2. تبادل داده‌ها

پست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی داده‌ها به شمار می‌روند. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکانپذیر می‌کند. این سیستم‌ها نشان دهنده امکان مشارکت، در سیستم اتوماسیون اداری است. البته آن دسته از سیستم‌های اداری که توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند با نام «گروه افزار» نیز شناخته می‌شوند.

3. 3. مدیریت داده‌ها

سیستم اتوماسیون اداری، معمولا برای پیگیری داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت استفاده می‌شود. مثلا برای طرح‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و…

سیستم مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیت‌های متعددی دارند. این قابلیت‌ها بخش‌های مختلف نرم افزار محسوب می‌شوند که به صورت ماژول به آن اضافه می‌شوند و در گذر زمان و بر اساس نیاز کاربران توسعه پیدا می‌کنند.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری مختلف، معمولاً بخش‌ها و ماژول‌های مشابهی دارند، اما برخی از این ماژول‌ها هم مختص نمونه‌های پیشرفته نرم افزارهای اتوماسیون مانند اتوماسیون فراگستر است. در ادامه به تعدادی از این بخش‌ها می‌پردازیم:

• نرم افزار دبیرخانه

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های یک نرم افزار اتوماسیون اداری، خودکارسازی و دیجیتالی کردن تمامی وظایف واحدهای دبیرخانه سازمان‌ها از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری است. یک سیستم اتوماسیون اداری برای اینکه بتواند مکاتبات سازمانی شما را خودکارسازی کند، باید بتواند وظایف دبیرخانه را نیز انجام دهد. نرم افزار دبیرخانه، ماژولی است که این وظیفه را بر عهده دارد.

به عنوان نمونه، نرم افزار دبیرخانه فراگستر یک سیستم تحت وب است که مدیریت امور دبیرخانه را حتی در سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری امکان‌پذیر می‌کند. این نرم افزار هم نامه‌های دیجیتال را پردازش می‌کند و هم امکان اسکن نامه‌های کاغذی و پردازش آنها را دارد. ثبت در دفتر اندیکاتور و بایگانی و طبقه‌بندی اسناد و مکاتبات، مزیت دیگر این نرم افزار است.

• تقویم سازمانی و مدیریت جلسات

در این بخش شما می‌توانید قرارهای ملاقات، جلسات و برنامه‌های کاری را ثبت و برای آنها یادآوری تظیم کنید. این قابلیت می‌تواند در زمان تنظیم شده، به‌صورت خودکار با هشدارهای درون سامانه یا از طریق ایمیل و ‏SMS به شما اطلاع‌رسانی کند. این بخش مستقیماً از قسمت میز کار در اختیار شما خواهد بود.

• آرشیو مستندات

یکی از مهمترین بخش های هر نرم افزار اتوماسیون اداری، بخش آرشیو و بایگانی آن است. زیرسیستم مدیریت مستندات به شما اجازه می‌دهد تا تمام مکاتبات و اسناد سازمانی خود را از راههای مختلف، دسته‌بندی و بایگانی کرده و آنها را مدیریت کنید. قابلیت جستجوی آسان میان انبوه این اسناد، بازیابی سریع آنها و نیاز به فضای کم از مزایای دیگر آنهاست.

• سامانه تبادل فایل

انجام وظایف اداری در بسیاری اوقات مستلزم این است که بتوانید فایل‌های مربوط به کارها را نیز با سایر افراد سازمان به اشتراک بگذارید. یکی از ماژول‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، سامانه تبادل فایل است که امکان ارسال هرگونه فایلی را برای شما ممکن می‌کند. با ارسال و دریافت فایل با این ابزار، کسب و کارها مجبور به استفاده از نرم افزارهای مجزا برای انتقال فایل‌ها نخواهند بود.

• افزونه ورد و اوتلوک

یکی از بخش‌های نرم افزار اتوماسیون اداری که به صورت اختصاصی در ایران توسط اتوماسیون اداری فراگستر ارائه می‌شود، افزونه‌های ورد و اوتلوک است. افزونه ورد راهی برای نگارش نامه‌های اتوماسیون با استفاده از ویرایشگر Word است. این افزونه به شما اجازه می‌دهد نامه‌های خود را مستقیما از طریق نرم افزار Word ایجاد و ویرایش کرده و آنها را برای مخاطبان خود ارسال کنید.

علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟

حال که دانستید اتوماسیون اداری یعنی چه و با تعریف اتوماسیون اداری آشنا شدید، این سوال مطرح می‌شود که علت اهمیت اتوماسیون چیست؟ ساده‌ترین پاسخ می‌تواند مزیت‌هایی مانند کاهش کارهای تکراری و آزادسازی انرژی سازمان باشد که در تعریف اتوماسیون با آنها آشنا شدید. اما علت اهمیت اتوماسیون، صرفا مزیت‌های آن نیست، بلکه نیازهای سازمان نیز عوامل مهمی است که استفاده از راهکارهای خودکارسازی را ایجاب می‎‌کنند.

مهم‌ترین این نوع نیازها، آندسته از مشکلات سازمان هستند که برای رفع آنها به اتوماسیون نیاز دارید. برخی از این مشکلات عبارتند از: انجام نشدن به موقع کارها، نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها، عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز، عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات، قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول، سپری شدن.

مهلت انجام کارها، تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت در فرآیندها، عدم امکان تعیین شاخص‌های ارزیابی مناسب و بهره‌گیری از آنها، وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا و دشواری مدیریت یکپارچه آن‌ها، عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد.

صرف نظر از نیازهای فوق، اتوماسیون اداری راهی عالی برای ساده‌سازی عملیات و افزایش رشد کسب و کار هم در شرکت‌های کوچک و هم در شرکت‌های بزرگ است. ابزارهای اتوماسیون با هدف جایگزین کردن نیروی کار انسانی با نیروی کار ماشینی طراحی شده‌اند و به شما اجازه می‌دهند از منابع انسانی‌تان در جای دیگری از کسب و کار خود استفاده کنید.

برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب و کارها از نرم‌افزارهای معتبر اتوماسیون و بهترین شیوه‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفا ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند.

 با این حال، برخی از راهکار‌های موجود شامل طیف کامل فناوری‌های مورد نیاز برای خودکارسازی صددرصدی تمامی فرآیندها و عملیات‌های سازمانی نیستند. این موضوع می‌تواند منجر به استفاده بیشتر از راهکارهای مقطعی، هزینه‌های بالاتر و به تعویق انداختن توسعه کسب و کار شما شود.